หลายธุรกิจสนใจเปลี่ยนจากการอนุมัติเอกสารแบบใช้กระดาษมาเป็นระบบดิจิทัล แต่คำถามหนึ่งที่มักยังคงอยู่คือ “ควรเริ่มจากตรงไหน?”

การพยายามเปลี่ยนเอกสารและกระบวนการอนุมัติทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลพร้อมกัน อาจทำให้โครงการมีความซับซ้อนโดยไม่จำเป็น วิธีที่ดีกว่าคือเริ่มจาก Digital Approval Workflow ที่ใช้งานจริงหนึ่งกระบวนการ ทดลองว่าระบบทำงานอย่างไรในการทำงานประจำวัน และเรียนรู้ว่าทีมของคุณต้องการอะไรจริง ๆ

ด้วย Veracity ธุรกิจสามารถทดลองใช้กระบวนการอนุมัติและเซ็นเอกสารแบบดิจิทัลก่อนตัดสินใจว่าจะนำระบบไปใช้งานในวงกว้างเพียงใด

เริ่มจาก One Workflow ไม่ใช่ทุกอย่างพร้อมกัน

วิธีที่ง่ายที่สุดในการประเมิน Digital Approval Platform คือเลือกเอกสารที่ทีมของคุณใช้งานเป็นประจำ

ตัวอย่างเอกสารที่เหมาะสำหรับเริ่มต้น ได้แก่:

• Purchase Requests
• Purchase Orders
• Expense Approval
• Leave Requests
• Contracts
• Sales Documents
• Internal Approval Forms
• HR Documents

เลือกกระบวนการที่ปัจจุบันต้องผ่านหลายขั้นตอน เช่น การจัดทำเอกสาร ส่งให้ผู้จัดการ รอการอนุมัติ เซ็นเอกสาร และส่งต่อไปยังอีกแผนกหนึ่ง

วิธีนี้จะทำให้คุณมี Workflow จริงสำหรับวัดผล แทนที่จะทดลองเพียงฟังก์ชันการเซ็นเอกสาร

วิธีเลือกเอกสารที่เหมาะสำหรับการทดลอง

เอกสารแรกที่นำมาทดลองควรมีคุณสมบัติ 3 ข้อ

เกิดขึ้นเป็นประจำ

เอกสารที่มีการใช้งานทุกสัปดาห์จะช่วยให้คุณมีโอกาสเห็นได้ชัดเจนขึ้นว่า Process ใหม่ช่วยประหยัดเวลาหรือไม่

ต้องผ่านหลายคน

เอกสารที่ต้องส่งต่อระหว่างพนักงาน ผู้จัดการ Finance, Procurement, HR หรือแผนกอื่น ๆ เหมาะสำหรับทดสอบ Workflow Automation

มักทำให้เกิดความล่าช้า

หากพนักงานต้องคอยส่ง Reminder รอการเซ็น หรือค้นหาใน Email เพื่อดูสถานะของเอกสารอยู่เป็นประจำ กระบวนการนั้นถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับนำมาทำ Digital Approval

ตัวอย่างเช่น Purchase Request อาจมีขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้:

Employee → Manager → Finance → Procurement

แทนที่จะพิมพ์เอกสารและส่งต่อระหว่างแผนกด้วยวิธีแบบเดิม Workflow สามารถส่งต่อแบบดิจิทัลจากผู้รับผิดชอบคนหนึ่งไปยังคนถัดไปได้

สิ่งที่ควรทดสอบระหว่าง Free Trial 30 วัน

Free Trial ไม่ควรมีเป้าหมายเพียงการสร้าง Account และลองเซ็นเอกสารหนึ่งรายการ

ใช้เวลา 30 วันเพื่อทดลอง Business Process ให้ครบตั้งแต่ต้นจนจบ

สัปดาห์ที่ 1: ตั้งค่า Real Process หนึ่งกระบวนการ

เลือกเอกสารหนึ่งประเภท และกำหนดว่าใครเป็นผู้สร้าง ใครเป็นผู้ตรวจสอบ ใครเป็นผู้อนุมัติ และใครต้องเซ็นเอกสาร

ควรเริ่มจาก Workflow ที่ไม่ซับซ้อน เป้าหมายคือการทำความเข้าใจกระบวนการ ไม่ใช่การสร้าง Approval Scenario ที่เป็นไปได้ทั้งหมดตั้งแต่แรก

สัปดาห์ที่ 2: ใช้งานกับเอกสารจริง

ให้พนักงานกลุ่มเล็ก ๆ ทดลองใช้ Workflow กับเอกสารทางธุรกิจจริง

สังเกตว่าผู้ใช้งานสามารถส่งเอกสาร ตรวจสอบ อนุมัติ และดำเนินการเซ็นได้ง่ายเพียงใด

สัปดาห์ที่ 3: ตรวจสอบ Visibility และ Control

ดูว่าทีมสามารถติดตามสถานะของเอกสารและ Approval History ได้อย่างไร

Digital Approval Workflow ที่มีประโยชน์ควรช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าเอกสารอยู่ที่ไหน และขั้นตอนถัดไปที่ต้องดำเนินการคืออะไร โดย Veracity มีความสามารถด้าน Document Search และ History Log เป็นส่วนหนึ่งของ Platform

สัปดาห์ที่ 4: วัดความแตกต่าง

เปรียบเทียบ Process ใหม่กับ Process เดิม

ลองถามคำถามง่าย ๆ เช่น:

• ตอนนี้ใช้เวลานานเท่าไรในการอนุมัติ?
• ยังต้องติดตามงานด้วยตนเองกี่ครั้ง?
• พนักงานสามารถดูสถานะปัจจุบันของเอกสารได้หรือไม่?
• Approval History ติดตามได้ง่ายขึ้นหรือไม่?
• ผู้จัดการสามารถอนุมัติเอกสารจากระยะไกลได้หรือไม่?
• Workflow สอดคล้องกับวิธีการทำงานจริงของธุรกิจหรือไม่?

คำตอบเหล่านี้มีประโยชน์มากกว่าการพิจารณาเพียงว่า Interface ของระบบใช้งานง่ายหรือไม่

ทดลองใช้ Complete Digital Approval Workflow กับ Veracity

Veracity ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับมากกว่า Digital Document Signing โดย Services สามารถครอบคลุมตั้งแต่ Document Design, e-Forms, Workflow Processes และ Digital Signature สำหรับ PDF Documents นอกจากนี้ยังรองรับ Document Storage, Searching, Monitoring และ Workflow Integration

ธุรกิจยังสามารถสร้าง Signing Sequences ที่แตกต่างกัน และเชื่อมต่อ Veracity กับ Workflow Systems เช่น Power Automate ได้ตามความต้องการ

ทำให้องค์กรสามารถเริ่มต้นจาก Approval Process ที่ไม่ซับซ้อนก่อน และค่อย ๆ ขยาย Workflow เมื่อทีมมีความคุ้นเคยกับการทำงานแบบดิจิทัลมากขึ้น

Fusion Solution ผู้พัฒนา Veracity ยังมีประสบการณ์ในการพัฒนา Workflow และ Electronic Approval Systems ตั้งแต่ปี 2007 และมีประสบการณ์จากโครงการ Electronic Approval มากกว่า 200 โครงการ

อย่าทดสอบ Digital Approval ด้วยสถานการณ์จำลอง

วิธีที่ดีที่สุดในการประเมิน Platform คือการใช้ปัญหาจริงขององค์กรมาเป็นตัวทดสอบ

แทนที่จะถามว่า “ระบบนี้สามารถเซ็น PDF ได้หรือไม่?”

ให้ถามว่า:

“ระบบนี้สามารถปรับปรุงกระบวนการอนุมัติที่เราใช้งานจริงได้หรือไม่?”

เริ่มจากเอกสารหนึ่งประเภท ให้ผู้ที่ใช้งานกระบวนการนั้นจริงเข้ามามีส่วนร่วม ทดลองใช้งานเป็นเวลา 30 วัน จากนั้นนำผลลัพธ์ที่ได้มาใช้ตัดสินใจว่า Workflow ใดควรถูกเปลี่ยนเป็นดิจิทัลต่อไป

แนวทางนี้ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจคุณค่า ความง่ายในการใช้งาน และความต้องการของ Digital Approval Workflow ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ก่อนตัดสินใจลงทุนหรือขยายการใช้งานในระดับที่ใหญ่ขึ้น

พร้อมทดลองใช้งานแล้วหรือยัง?

เริ่มจากเอกสารจริงเพียงหนึ่งรายการ แล้วดูว่า Digital Approval สามารถเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวันของธุรกิจได้อย่างไร

ลงทะเบียนกับ Veracity และเริ่ม Free Trial ได้เลย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีเลือก Digital Signature Platform ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote: ลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องอยู่ที่สำนักงาน
• 7 ผลกระทบทางธุรกิจจากการอนุมัติเอกสารที่ล่าช้า
• หยุดพิมพ์ เซ็น และสแกนเอกสารซ้ำ ๆ: Sign PDF Documents Online
• เจ้านายไม่อยู่? Online Document Approval ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างไร
• One Click Digital Signature: ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้

Technological Partner Blog Posts

สำรวจหัวข้อที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูล:

• คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับ การอบรมพนักงาน: สร้างพนักงานที่มีทักษะ
• Differences Between Microsoft Defender and Sentinel
• Kickstart Guide to M365 Apps
• How to Choose to Rent Cloud Azure: A Complete Guide
• Microsoft 2025 Annual Work Trend Index: The Frontier Firm is born
• ChatBot AI Support for Your Business – Test for Free
• Assistant Chatbotเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลด้วย OCR Software ที่แม่นยำสูง
• Antivirus ตัวไหนดีที่สุดในปี 2025?

แนะนำสินค้าอื่นๆ

หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของเรา โปรดไปที่นี่:

• Jarviz (ระบบลงทะเบียนเวลาออนไลน์)
• seedKM(การจัดการความรู้)
• CloudAccount(บัญชีออนไลน์)
• Optimistic (ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรบุคคล)