หลายธุรกิจสนใจการเปลี่ยนกระบวนการอนุมัติเอกสารให้เป็นดิจิทัล แต่การเริ่มต้นอาจไม่ใช่เรื่องง่าย

คำถามสำคัญจึงอาจไม่ใช่ “เราควรเปลี่ยนกระบวนการอนุมัติให้เป็นดิจิทัลหรือไม่?” แต่เป็น “เราควรเริ่มทดลองกับเอกสารประเภทไหนก่อน?”

การนำเอกสารและทุกแผนกเข้าสู่ระบบใหม่พร้อมกัน อาจทำให้เกิดความซับซ้อนโดยไม่จำเป็น แนวทางที่เหมาะสมกว่าคือ เริ่มจาก Real Digital Approval Workflow เพียงหนึ่งกระบวนการ ทดลองใช้งานจริงกับทีม และดูว่าระบบสามารถตอบโจทย์กระบวนการทำงานของธุรกิจได้มากน้อยเพียงใด

ด้วย Veracity ธุรกิจสามารถเริ่มต้นจากกระบวนการขนาดเล็ก ทดลองใช้กับงานจริง และประเมินประสบการณ์ก่อนขยายไปสู่ Workflow อื่น ๆ

เริ่มต้นจากเอกสารธุรกิจจริงเพียงหนึ่งรายการ 

เอกสารที่เหมาะสำหรับการทดลองครั้งแรก มักเป็นเอกสารที่ทีมต้องใช้งานเป็นประจำอยู่แล้ว

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้ทดสอบโดยเฉพาะ เพียงเลือกเอกสารที่ปัจจุบันต้องผ่านการตรวจสอบ อนุมัติ ลงนาม หรือมีขั้นตอนที่ต้องติดตามผล

ตัวอย่างเช่น

• Purchase Requests
• Purchase Orders
• Expense Claims
• Contracts
• Sales Documents
• HR Forms
• Leave Requests
• Internal Approval Documents

ตัวอย่างเช่น หากปัจจุบันพนักงานส่ง Purchase Request ผ่านอีเมล และต้องรอผู้จัดการกับฝ่าย Finance อนุมัติ กระบวนการนี้สามารถนำมาใช้เป็น Digital Workflow แรกสำหรับการทดลองได้

วิธีเลือก Workflow แรกสำหรับการทดลอง 

ไม่ใช่เอกสารทุกประเภทที่จะเหมาะกับการทดลองใช้งาน

ควรเลือกกระบวนการที่มี หลายขั้นตอนการอนุมัติ เกิดขึ้นเป็นประจำ และปัจจุบันยังต้องมีการติดตามงานด้วยตนเอง

ตัวอย่าง Purchase Request อาจมีขั้นตอนดังนี้

Employee → Manager → Finance → Procurement 

ส่วน Contract อาจมีขั้นตอนดังนี้

Sales → Legal → Manager → Customer → Digital Signature

Workflow ลักษณะนี้เหมาะสำหรับการทดลอง เพราะสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่า Digital Approval ช่วยให้การจัดการกระบวนการทำงานง่ายขึ้นหรือไม่

เป้าหมายของการทดลองไม่ใช่การทดสอบทุกฟีเจอร์ของระบบ แต่คือการแก้ปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นจริงเพียงหนึ่งเรื่องให้ได้ก่อน

สิ่งที่ควรทดสอบในช่วงทดลองใช้ 30 วัน

การทดลองใช้เป็นเวลา 30 วัน ช่วยให้ทีมมีเวลามากพอที่จะสัมผัสกับ Workflow ในการทำงานจริงตามปกติขององค์กร

สัปดาห์ที่ 1: เลือกและตั้งค่า Workflow

เลือกเอกสารหนึ่งประเภทและกำหนดขั้นตอนการอนุมัติให้ชัดเจน

ควรระบุให้ได้ว่า

• ใครเป็นผู้สร้างเอกสาร?
• ใครเป็นผู้ตรวจสอบ?
• ใครเป็นผู้อนุมัติ?
• ใครต้องลงนาม?
• หลังจากอนุมัติแล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

สำหรับการทดลองครั้งแรก ควรเริ่มจาก Workflow ที่ไม่ซับซ้อนจนเกินไป

สัปดาห์ที่ 2: ใช้งานกับเอกสารจริง 

เริ่มนำ Workflow มาใช้กับเอกสารธุรกิจจริง

พนักงานสามารถส่งเอกสารผ่านกระบวนการที่กำหนดไว้ ขณะที่ผู้จัดการและผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนสามารถตรวจสอบและอนุมัติเอกสารได้

ช่วงนี้เป็นช่วงที่ทีมจะเริ่มเห็นปัญหาจากการใช้งานจริง ซึ่งอาจไม่สามารถมองเห็นได้จากการดู Product Demonstration เพียงอย่างเดียว

สัปดาห์ที่ 3: ตรวจสอบการมองเห็นสถานะงาน 

ตรวจสอบว่าผู้ใช้งานสามารถเข้าใจสถานะของเอกสารได้ง่ายหรือไม่

สามารถดูได้หรือไม่ว่าเอกสารกำลังรอการอนุมัติอยู่?

สามารถระบุได้หรือไม่ว่าใครคือผู้ที่ต้องดำเนินการต่อ?

สามารถค้นหาเอกสารที่ดำเนินการเสร็จแล้วและตรวจสอบประวัติการทำงานได้หรือไม่?

Veracity มีฟังก์ชันค้นหาเอกสารและ History Logs เพื่อช่วยให้ธุรกิจติดตามกิจกรรมและประวัติของเอกสารได้

สัปดาห์ที่ 4: วัดผลลัพธ์ 

หลังจากทดลองใช้งานมาหลายสัปดาห์ ให้เปรียบเทียบกระบวนการแบบดิจิทัลกับวิธีการทำงานเดิม

ลองพิจารณาคำถามเหล่านี้

• การติดตามสถานะการอนุมัติทำได้ง่ายขึ้นหรือไม่?
• พนักงานใช้เวลาสอบถามสถานะงานน้อยลงหรือไม่?
• ผู้จัดการสามารถอนุมัติเอกสารได้สะดวกขึ้นหรือไม่?
• ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้นหรือไม่?
• ทีมสามารถระบุจุดที่การอนุมัติล่าช้าได้หรือไม่?

คำตอบเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจประเมินได้ว่า Workflow ที่ทดลองใช้นั้นเหมาะสมสำหรับการขยายไปยังกระบวนการอื่นหรือไม่

Real Digital Approval Workflow ควรมีอะไรบ้าง 

Digital Approval Process ไม่ควรมีเพียงการอัปโหลดเอกสารและส่งคำขอลงนามเท่านั้น

Workflow ที่ครบถ้วนสามารถประกอบด้วย

Create → Review → Approve → Sign → Track → Store 

แต่ละขั้นตอนควรมีวัตถุประสงค์และผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

ตัวอย่างเช่น Veracity รองรับ Document Workflow, E-Forms, PDF Digital Signature, การจัดเก็บเอกสาร การค้นหาเอกสาร และการติดตามสถานะการทำงาน

ธุรกิจยังสามารถกำหนดลำดับการลงนามและ Email Notifications เพื่อให้เอกสารถูกส่งต่อไปยังผู้ที่ต้องดำเนินการในขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ

ทำให้การทดลองมีประโยชน์มากขึ้น เพราะคุณกำลังทดสอบ กระบวนการอนุมัติแบบครบวงจร ไม่ใช่เพียงฟังก์ชันการลงนามเท่านั้น

ตัวอย่าง: ทดลองใช้ Purchase Approval Workflow 

ลองจินตนาการว่าปัจจุบันบริษัทของคุณจัดการ Purchase Request ผ่านอีเมล

พนักงานส่งคำขอไปยังผู้จัดการ เมื่อผู้จัดการอนุมัติแล้วจึงส่งต่อให้ Finance จากนั้น Finance ส่งต่อให้ Procurement

หากมีใครลืมส่งต่ออีเมล กระบวนการก็อาจหยุดชะงัก

เมื่อใช้ Digital Workflow สามารถกำหนดกระบวนการได้ดังนี้

Employee Creates Request → Manager Approves → Finance Reviews → Procurement Receives → Document Completed and Stored

ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นได้ว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร

หากเอกสารกำลังรอ Finance พนักงานก็ไม่จำเป็นต้องคาดเดาว่าคำขอหายไปหรือยังอยู่ในขั้นตอนใด

ขยายการใช้งานหลังจากการทดลองครั้งแรก

เมื่อทีมเข้าใจ Workflow แรกและเห็นผลลัพธ์จากการใช้งานจริงแล้ว คุณสามารถมองหากระบวนการอื่นที่เหมาะกับ Digital Approval ต่อไป

ตัวอย่างเช่น

เริ่มต้น: Purchase Requests
ถัดไป: Contracts
จากนั้น: Expense Approvals
ในลำดับต่อมา: HR และเอกสารภายในองค์กร

แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปช่วยให้การทำ Digital Transformation จัดการได้ง่ายขึ้น แทนที่จะเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน องค์กรสามารถเรียนรู้จากกระบวนการจริงหนึ่งกระบวนการ แล้วนำประสบการณ์ที่ได้ไปปรับใช้กับ Workflow ถัดไป

ทำไมจึงควรทดลองใช้ Veracity? 

Veracity ถูกออกแบบมาให้เป็นมากกว่าเครื่องมือ Digital Signature แบบ Standalone

แพลตฟอร์มรองรับ Digital Document Workflow, Digital Signature สำหรับ PDF Documents, การค้นหาเอกสาร การติดตามประวัติ และ Workflow Integration นอกจากนี้ Veracity ยังสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอย่าง Microsoft Power Automate ผ่านความสามารถด้าน Integration

Veracity พัฒนาโดย Fusion Solution ซึ่งมีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบ Workflow และ Electronic Approval โดยบริษัทระบุว่าได้ดำเนินโครงการ Electronic Approval มากกว่า 200 โครงการ นับตั้งแต่เริ่มพัฒนา Workflow ในปี 2007

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงสามารถประเมิน Veracity จากกระบวนการทำงานจริงขององค์กร แทนที่จะพิจารณาจากการเปรียบเทียบ Feature List เพียงอย่างเดียว

ไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน? เริ่มจาก Approval ที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด 

หากทีมของคุณสนใจ Digital Approval แต่ยังไม่รู้ว่าจะเริ่มทดลองจาก Workflow ใด ให้เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุด

เลือกเอกสารที่มีคุณสมบัติดังนี้

เกิดขึ้นบ่อย + ต้องผ่านหลายคน + ต้องมีการติดตามงานด้วยตนเอง 

กระบวนการลักษณะนี้มักเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสำหรับการทดลองใช้งานจริง

จากนั้นทดลองใช้เป็นเวลา 30 วัน เก็บ Feedback จากทีม และเปรียบเทียบกระบวนการใหม่กับวิธีการทำงานเดิม

ทดลองใช้ Veracity กับ Workflow จริงของธุรกิจ

คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบการทำงานของทั้งองค์กรตั้งแต่วันแรก

เริ่มจากเอกสารหนึ่งประเภท สร้าง Workflow หนึ่งกระบวนการ และให้ทีมของคุณนำไปใช้งานจริง

จากนั้นจึงตัดสินใจว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอะไร

เริ่มทดลองใช้ Veracity ฟรี 30 วัน และสัมผัสประสบการณ์ Real Digital Approval Workflow ด้วยเอกสารจริงของธุรกิจคุณ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Track Document Approval ติดตามสถานะอนุมัติเอกสารในระบบเดียว
• Veracity vs DocuSign: เปรียบเทียบแพลตฟอร์ม Digital Signature สำหรับธุรกิจไทย
• ทดลอง Digital Approval Workflow ฟรี 30 วัน ด้วย Veracity
• วิธีเลือก Digital Signature Platform ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote: ลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องอยู่ที่สำนักงาน
• 7 ผลกระทบทางธุรกิจจากการอนุมัติเอกสารที่ล่าช้า

Technological Partner Blog Posts

สำรวจหัวข้อที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูล:

• คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับ การอบรมพนักงาน: สร้างพนักงานที่มีทักษะ
• Differences Between Microsoft Defender and Sentinel
• Kickstart Guide to M365 Apps
• How to Choose to Rent Cloud Azure: A Complete Guide
• Microsoft 2025 Annual Work Trend Index: The Frontier Firm is born
• ChatBot AI Support for Your Business – Test for Free
• Assistant Chatbotเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลด้วย OCR Software ที่แม่นยำสูง
• Antivirus ตัวไหนดีที่สุดในปี 2025?

แนะนำสินค้าอื่นๆ

หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของเรา โปรดไปที่นี่:

• Jarviz (ระบบลงทะเบียนเวลาออนไลน์)
• seedKM(การจัดการความรู้)
• CloudAccount(บัญชีออนไลน์)
• Optimistic (ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรบุคคล)