การลงนามในเอกสารทางธุรกิจไม่ควรเป็นเรื่องยุ่งยาก พนักงานและผู้บริหารมักต้องอนุมัติสัญญา ใบแจ้งหนี้ Purchase Request เอกสาร HR และไฟล์สำคัญอื่น ๆ การต้องรอพิมพ์เอกสาร สแกน และลงนามด้วยลายเซ็นจริง อาจทำให้กระบวนการทั้งหมดล่าช้า

ด้วย One Click Digital Signature จาก Veracity ธุรกิจสามารถลงนามเอกสารในรูปแบบดิจิทัลผ่านกระบวนการที่ง่ายและสะดวก ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงาน ทำงานจากระยะไกล หรือไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงาน Veracity ช่วยให้การลงนามเอกสารรวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น

Digital Signature คืออะไร?

Digital Signature หมายถึงการทำให้กระบวนการลงนามแบบดิจิทัลง่ายเพียงพอที่จะสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนที่ซับซ้อน

แทนที่จะต้องพิมพ์เอกสาร เซ็นด้วยลายมือ สแกน และส่งกลับ ผู้ใช้งานสามารถเปิดดู ตรวจสอบ และลงนามเอกสารแบบดิจิทัลได้

Veracity ได้รับการออกแบบโดยเน้นประสบการณ์การใช้งานที่เรียบง่าย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง Platform และลงนามเอกสารได้จากสถานที่ต่าง ๆ นอกจากนี้ Platform ยังรองรับ Business Workflow, ลำดับการลงนาม, Email Notification และ Document History ตามความสามารถของแต่ละ Plan

ทำไมธุรกิจจึงต้องการวิธีลงนามเอกสารที่รวดเร็วขึ้น?

ลองพิจารณาสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในธุรกิจทั่วไป

พนักงานต้องการขออนุมัติเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์ใหม่ พนักงานจัดทำคำขอและส่งให้ผู้จัดการอนุมัติ ในรูปแบบดั้งเดิม ผู้จัดการอาจต้องพิมพ์เอกสาร ลงนาม สแกน และส่งกลับ ก่อนที่ทีมจัดซื้อจะสามารถดำเนินการต่อได้

หากผู้จัดการกำลังทำงานจากระยะไกลหรือเดินทาง กระบวนการดังกล่าวอาจใช้เวลานานยิ่งขึ้น

ด้วย Veracity คำขอสามารถดำเนินผ่าน Digital Approval Workflow ผู้จัดการสามารถตรวจสอบและลงนามเอกสารแบบดิจิทัล ทำให้ขั้นตอนถัดไปสามารถดำเนินต่อได้โดยไม่ต้องรอเอกสารฉบับกระดาษ

สิ่งนี้ช่วยลดความล่าช้าในการทำงานด้านเอกสาร และช่วยให้กระบวนการสำคัญของธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์สำคัญของ Veracity

การลงนามดิจิทัลที่ง่ายและสะดวก

Veracity ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้ Digital Signing เป็นเรื่องง่าย ผู้ใช้สามารถเข้าถึง Platform และลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องพึ่งพากระบวนการแบบกระดาษแบบเดิม

จึงเหมาะสำหรับการอนุมัติเอกสารในชีวิตประจำวันและ Business Workflow ต่าง ๆ

อนุมัติเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

เมื่อเอกสารไม่จำเป็นต้องถูกพิมพ์ ส่งมอบด้วยตนเอง สแกน และส่งกลับ กระบวนการอนุมัติก็สามารถดำเนินไปได้รวดเร็วขึ้น

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับสัญญา ใบแจ้งหนี้ Purchase Request เอกสาร HR และเอกสารอนุมัติภายในองค์กร

ตรวจสอบประวัติเอกสารได้

การลงนามเอกสารเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการเท่านั้น ธุรกิจยังจำเป็นต้องทราบว่าเกิดอะไรขึ้นหลังจากนั้น

Veracity มีความสามารถในการค้นหาเอกสารและ Document History Log ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับเอกสารและกระบวนการอนุมัติได้

ตัวอย่างเช่น หากมีคนถามว่า “ใครเป็นผู้อนุมัติ Invoice นี้?” หรือ “ผู้จัดการลงนามในสัญญาเมื่อใด?” องค์กรสามารถตรวจสอบจากประวัติเอกสารที่มีอยู่ แทนที่จะต้องค้นหาจากอีเมลหรือแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษ

เอกสารดิจิทัลที่มีความปลอดภัย

Digital Signature สามารถช่วยรักษา Integrity ของเอกสาร และมีกลไกสำหรับตรวจสอบเอกสารที่ได้รับการลงนามแล้ว

Veracity ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจปกป้องเอกสารจากการปลอมแปลง และทำให้เอกสารดิจิทัลสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ Veracity ยังมีความสามารถต่าง ๆ เช่น Certificate Storage, Permissions และ Document History ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Platform

พร้อมรองรับ Business Workflow

Digital Signing จะมีประโยชน์มากยิ่งขึ้นเมื่อสามารถเชื่อมต่อเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ขององค์กร

Veracity รองรับ Workflow Integration รวมถึง Power Automate และ API Connection ใน Enterprise Offering ทำให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกระบวนการลงนามเอกสารกับ Application อื่น ๆ และทำ Automation บางส่วนของกระบวนการอนุมัติได้

One Click Digital Signature สำหรับเอกสารทางธุรกิจหลากหลายประเภท

Veracity สามารถรองรับกระบวนการ Digital Signature ในหลายส่วนขององค์กร เช่น:

• สัญญาและข้อตกลง
• Purchase Request และ Purchase Order
• ใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน
• เอกสาร HR และเอกสารพนักงาน
• เอกสารด้านการขาย
• แบบฟอร์มอนุมัติภายในองค์กร
• เอกสาร Compliance
• เอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ต้องได้รับการอนุมัติ

Use Case เหล่านี้ช่วยให้องค์กรก้าวไปไกลกว่าการนำ Digital Signature มาใช้แทนลายเซ็นแบบเขียนด้วยมือ แต่สามารถพัฒนาไปสู่ Structured Digital Document Workflow ที่เป็นระบบมากขึ้น

Platform ของ Veracity สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานด้าน Sales, Human Resources, Finance และ IT/Operations

รองรับธุรกิจหลากหลายขนาด

แต่ละบริษัทมีความต้องการด้านการลงนามเอกสารที่แตกต่างกัน

ธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องการเพียง Solution สำหรับลงนามเอกสารที่ใช้งานง่าย ขณะที่องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องการรองรับผู้ใช้งานหลายคน Approval Sequence, Workflow Integration และ API

Veracity มีหลาย Plan ที่ออกแบบมาให้เหมาะกับความต้องการเหล่านี้ โดย Basic และ Standard Plan รองรับความสามารถด้าน Digital Signature ขณะที่ Enterprise เพิ่มความสามารถ เช่น Workflow Integration, Unlimited Users และ API Connectivity

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเริ่มต้นจากความต้องการที่มีอยู่ และขยายขีดความสามารถด้าน Digital Signature ได้ตามการเติบโตของธุรกิจ

มากกว่าแค่ Digital Signature Platform

หนึ่งในข้อได้เปรียบของ Veracity คือ Platform ได้รับการพัฒนาและดูแลโดยทีม Technology ของเราเอง

Fusion Solution เริ่มพัฒนา Workflow Systems ตั้งแต่ปี 2007 และพัฒนา Veracity ในฐานะ Digital Signature Application ในปี 2020 โดยบริษัทระบุว่า Veracity ได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงข้อกำหนดตาม Electronic Transactions Act ของประเทศไทย มาตรา 9, 26 และ 28

Platform ของ Veracity ยังรองรับทั้ง Code-base Deployment และ Docker-based Deployment ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นในการนำระบบไปใช้งานตามความต้องการด้าน Technology และ System Integration ที่แตกต่างกัน

ด้วยเหตุนี้ Veracity จึงเป็นมากกว่าเครื่องมือ Online Signing ทั่วไป แต่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของ Digital Document และ Workflow Strategy ที่กว้างขึ้นขององค์กรได้

ทดลองใช้ Veracity ฟรีวันนี้

คุณไม่จำเป็นต้องจัดการเอกสารทุกฉบับด้วยการพิมพ์ สแกน และรอลายเซ็นแบบกระดาษอีกต่อไป

เริ่มต้นจาก Use Case ง่าย ๆ เช่น Internal Approval, Purchase Request, Invoice หรือ Contract แล้วสัมผัสประสบการณ์ว่า One Click Digital Signature สามารถช่วยทำให้กระบวนการลงนามง่ายขึ้น และช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งต่อเอกสารไปยังขั้นตอนถัดไปได้รวดเร็วยิ่งขึ้นอย่างไร

Veracity มีตัวเลือก Free Trial เพื่อให้ธุรกิจสามารถทดลองใช้งาน Platform ก่อนเลือก Plan ที่เหมาะสมกับความต้องการ

พร้อมทำให้การลงนามเอกสารง่ายขึ้นหรือยัง?

ทดลองใช้ Veracity Free Trial

เปลี่ยนจากการลงนามแบบ Paper-based ไปสู่ Digital Workflow ที่รวดเร็ว สะดวก และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้มากขึ้นด้วย Veracity

Digital Signature คืออะไร?

Digital Signature คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบหนึ่งที่ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสเพื่อช่วยยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม และตรวจสอบได้ว่าเอกสารหรือข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากลงนามหรือไม่ จึงเหมาะกับเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เช่น สัญญา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และเอกสารอนุมัติ

Digital Signature มีผลทางกฎหมายในประเทศไทยหรือไม่?

มี Digital Signature และ e-Signature สามารถมีผลทางกฎหมายในประเทศไทย โดยการใช้งานต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด เช่น สามารถระบุตัวผู้ลงนาม แสดงเจตนาของผู้ลงนาม และใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือและเหมาะสมกับธุรกรรม โดยมาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักสำคัญในการรองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

Digital Signature ต่างจากการนำรูปลายเซ็นมาใส่ใน PDF อย่างไร?

การนำรูปภาพลายเซ็นมาใส่ใน PDF อาจเป็น e-Signature ได้หากกระบวนการสามารถระบุตัวตน แสดงเจตนา และใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือได้ แต่ Digital Signature ใช้กระบวนการเข้ารหัสเพื่อเพิ่มความสามารถในการยืนยันผู้ลงนามและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหลังลงนาม จึงเหมาะกับเอกสารที่ต้องการความน่าเชื่อถือและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้มากขึ้น

Digital Signature ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้เอกสารธุรกิจอย่างไร?

Digital Signature สามารถช่วยยืนยันว่าใครเป็นผู้ลงนาม และช่วยตรวจสอบได้ว่าเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากลงนามหรือไม่ นอกจากนี้ การจัดเก็บประวัติการอนุมัติและข้อมูลที่เกี่ยวข้องยังช่วยให้องค์กรตรวจสอบย้อนหลังได้ เช่น ใครเป็นผู้ขออนุมัติ ใครเป็นผู้อนุมัติ และเอกสารถูกลงนามเมื่อใด

ธุรกิจควรเลือก Digital Signature อย่างไรให้เหมาะสม?

ธุรกิจควรพิจารณามากกว่าความสะดวกในการเซ็นเอกสาร โดยควรดูเรื่องการยืนยันตัวตน ความปลอดภัย ความสมบูรณ์ของเอกสาร การตรวจสอบย้อนหลัง การจัดเก็บข้อมูล และความสามารถในการเชื่อมต่อกับ Workflow ขององค์กร รวมถึงเลือกวิธีการลงนามให้เหมาะสมกับความเสี่ยงและลักษณะของธุรกรรมตามแนวทางของ ETDA