หลายธุรกิจเข้าใจแนวคิดของ Digital Signature เป็นอย่างดี แต่ยังมีคำถามสำคัญที่มักเกิดขึ้นว่า

“แล้วเราสามารถนำไปใช้กับงานประจำวันจริง ๆ ได้อย่างไร?” 

คำตอบคือ Digital Signature สามารถนำมาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานในธุรกิจได้หลากหลายรูปแบบ แทนที่จะมองว่าเป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเซ็นเอกสาร ธุรกิจสามารถนำ Digital Signature มาเชื่อมต่อกับ Approval Workflow เพื่อให้กระบวนการอนุมัติเป็นระบบมากขึ้น

ตัวอย่าง Approval Workflow เหล่านี้แสดงให้เห็นว่าแผนกต่าง ๆ เช่น HR, Finance, Procurement และ Sales สามารถนำระบบอนุมัติเอกสารดิจิทัลมาใช้กับสถานการณ์จริงในการทำงานได้อย่างไร

ตัวอย่าง Approval Workflow

1. ตัวอย่าง HR Approval Workflow

ฝ่าย HR ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากที่ต้องผ่านการตรวจสอบและลงนามโดยพนักงาน ผู้จัดการ หรือทีม HR

ตัวอย่าง Onboarding Workflow แบบง่าย ๆ สามารถเป็นได้ดังนี้:

HR สร้างเอกสาร → พนักงานตรวจสอบ → พนักงานเซ็นเอกสาร → HR ดำเนินการเสร็จสิ้น 

Workflow นี้สามารถนำไปใช้กับเอกสารต่าง ๆ เช่น:

• เอกสารการจ้างงาน
• NDA Agreements
• นโยบายและข้อกำหนดสำหรับพนักงาน
• Onboarding Forms
• Contractor Agreements
• ใบลา

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีพนักงานใหม่เข้าร่วมองค์กร ฝ่าย HR สามารถส่งเอกสารที่จำเป็นให้พนักงานผ่านระบบดิจิทัล แทนการพิมพ์เอกสารหลายชุด

พนักงานสามารถลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ และ HR สามารถจัดเก็บเอกสารที่ดำเนินการเสร็จแล้วไว้ในกระบวนการดิจิทัลที่เป็นระบบ

Veracity รองรับการใช้งานด้าน HR เช่น เอกสารสำหรับพนักงานใหม่ การเผยแพร่นโยบายพนักงาน Contractor Agreements, NDA Documents และการจัดการ PTO

2. Finance Approval Workflow

ฝ่าย Finance มักต้องจัดการกับเอกสารที่ต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติจากหลายระดับ

ตัวอย่าง Expense Approval สามารถเป็นได้ดังนี้:

พนักงาน → ผู้จัดการ → Finance → ผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย 

พนักงานส่ง Expense Claim จากนั้นผู้จัดการตรวจสอบ Finance ตรวจสอบรายละเอียด และผู้มีอำนาจดำเนินการอนุมัติหรือลงนามในขั้นตอนสุดท้าย

Workflow รูปแบบนี้สามารถนำไปใช้กับ:

• Expense Claims
• Invoices
• Financial Approvals
• Audit Sign-offs
• Asset Transfers
• เอกสารภายในฝ่าย Finance

ข้อดีสำคัญคือ Visibility หรือการมองเห็นสถานะของกระบวนการ แทนที่จะต้องคอยถามว่า Expense Claim ได้รับการอนุมัติแล้วหรือยัง พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะผ่าน Workflow ที่กำหนดไว้ได้

Veracity รองรับ Use Cases ด้าน Finance เช่น Invoice Processing, Expense Reporting, Audit Sign-off, Capitalization Management และ Inventory Sign-off

3. Procurement Approval Workflow

Procurement เป็นอีกหนึ่งแผนกที่เห็นภาพการใช้งาน Digital Workflow ได้อย่างชัดเจน เนื่องจาก Purchase Request มักต้องผ่านการอนุมัติจากหลายฝ่าย

ตัวอย่างเช่น:

พนักงาน → ผู้จัดการ → Finance → Procurement 

พนักงานสร้าง Purchase Request จากนั้นผู้จัดการตรวจสอบความจำเป็นในการจัดซื้อ Finance ตรวจสอบงบประมาณ และ Procurement ดำเนินการในขั้นตอนถัดไป

Workflow ในลักษณะเดียวกันสามารถนำไปใช้กับ:

• Purchase Requests
• Purchase Orders
• Supplier Documents
• Statements of Work
• Procurement Approvals
• Vendor Agreements

แทนที่จะส่งเอกสารต่อกันผ่านอีเมลหลายฉบับ ธุรกิจสามารถกำหนด Approval Path ไว้ล่วงหน้า ทำให้ทุกคนรู้ว่าเอกสารต้องส่งต่อให้ใครและต้องดำเนินการอะไรต่อ

Veracity รองรับ Use Cases ด้าน Procurement เช่น Purchase Orders, Statements of Work, Master Service Agreements, RFP Sign-offs และ Supplier Compliance

4. Sales Approval Workflow

ทีม Sales เองก็ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากที่ต้องผ่านการอนุมัติจากทั้งภายในองค์กรและลูกค้า

ตัวอย่างเช่น Sales Agreement อาจมี Workflow ดังนี้:

Sales → Manager → Legal → Customer → Digital Signature 

Workflow นี้ช่วยให้ทีม Sales สามารถส่งเอกสารเข้าสู่การตรวจสอบภายในก่อนที่จะส่งต่อให้ลูกค้า

ตัวอย่างเอกสารที่สามารถนำมาใช้กับ Workflow ได้แก่:

• Sales Agreements
• Terms and Conditions
• เอกสารสำหรับลูกค้าใหม่
• Reseller Agreements
• Sales Orders
• Customer Approval Documents

แทนที่จะส่งเอกสารหลาย Version ไปมาผ่านอีเมล ธุรกิจสามารถสร้างกระบวนการอนุมัติที่มีโครงสร้างและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

Veracity รองรับ Use Cases ด้าน Sales เช่น Sales Order Processing, New Customer Sign-ups, Reseller Agreements, Referral Agreements และ Terms and Conditions

สิ่งที่ Workflow เหล่านี้มีเหมือนกัน 

แม้ว่า HR, Finance, Procurement และ Sales จะมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน แต่กระบวนการอนุมัติของแต่ละฝ่ายมีโครงสร้างพื้นฐานที่คล้ายกัน:

Create → Review → Approve → Sign → Track → Store 

บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจแตกต่างกัน แต่หลักการยังคงเหมือนเดิม

Digital Workflow สามารถกำหนดได้ว่าใครจะได้รับเอกสาร ต้องดำเนินการอะไรต่อ และในขั้นตอนไหนที่จำเป็นต้องใช้ Digital Signature

Veracity รองรับ Digital Signature, Document Workflows, E-Forms, Document Searching และความสามารถที่เกี่ยวข้องกับ Workflow นอกจากนี้ Enterprise Plan ยังรองรับการกำหนดลำดับการลงนาม การแจ้งเตือนผ่านอีเมล การเชื่อมต่อ Workflow เช่น Power Automate และ API Connectivity

ธุรกิจควรเริ่มจาก Workflow ไหน? 

คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกแผนกให้เป็นระบบดิจิทัลพร้อมกัน

ลองเริ่มจากเอกสารที่มีลักษณะดังนี้:

• เกิดขึ้นเป็นประจำ
• ต้องผ่านหลายบุคคล
• มักต้องติดตามสถานะหรือทวงถาม
• ปัจจุบันต้องพึ่งพาอีเมลหรือเอกสารกระดาษ
• มีลำดับการอนุมัติที่ชัดเจน

สำหรับหลายธุรกิจ Purchase Requests, Expense Claims, HR Forms หรือ Contracts ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

เมื่อ Workflow แรกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว คุณสามารถนำแนวทางเดียวกันไปขยายใช้กับแผนกอื่น ๆ ได้

เปลี่ยนการอนุมัติในแต่ละวันให้เป็น Digital Workflow ด้วย Veracity 

คุณค่าของ Digital Signature จะเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นเมื่อ Digital Signature ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่ให้คนเซ็นเอกสาร แต่เชื่อมต่อกับกระบวนการทำงานทั้งหมด

แทนที่จะเพียงส่ง PDF ให้ใครสักคนเซ็น ธุรกิจสามารถสร้าง Workflow ที่ส่งเอกสารจากบุคคลที่เหมาะสมไปยังขั้นตอนถัดไปตามลำดับที่กำหนดไว้

Veracity ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับแนวทางนี้ โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับกระบวนการของ Sales, HR, Finance, Procurement และหน่วยงานอื่น ๆ ภายในองค์กร

หากทีมของคุณยังไม่แน่ใจว่า Digital Signature สามารถนำมาใช้กับงานใดได้บ้าง ให้เริ่มจากกระบวนการที่คุ้นเคยเพียงหนึ่งกระบวนการ

เลือกเอกสารหนึ่งประเภท กำหนดขั้นตอนการอนุมัติ และให้ Veracity จัดการ Digital Workflow จากนั้นจึงค่อยขยายไปยังกระบวนการอื่นเมื่อทีมของคุณพร้อม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ทดลอง Real Digital Approval Workflow ฟรี 30 วันกับ Veracity
• Track Document Approval ติดตามสถานะอนุมัติเอกสารในระบบเดียว
• Veracity vs DocuSign: เปรียบเทียบแพลตฟอร์ม Digital Signature สำหรับธุรกิจไทย
• ทดลอง Digital Approval Workflow ฟรี 30 วัน ด้วย Veracity
• วิธีเลือก Digital Signature Platform ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote: ลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องอยู่ที่สำนักงาน

Technological Partner Blog Posts

สำรวจหัวข้อที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูล:

• คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับ การอบรมพนักงาน: สร้างพนักงานที่มีทักษะ
• Differences Between Microsoft Defender and Sentinel
• Kickstart Guide to M365 Apps
• How to Choose to Rent Cloud Azure: A Complete Guide
• Microsoft 2025 Annual Work Trend Index: The Frontier Firm is born
• ChatBot AI Support for Your Business – Test for Free
• Assistant Chatbotเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลด้วย OCR Software ที่แม่นยำสูง
• Antivirus ตัวไหนดีที่สุดในปี 2025?

แนะนำสินค้าอื่นๆ

หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของเรา โปรดไปที่นี่:

• Jarviz (ระบบลงทะเบียนเวลาออนไลน์)
• seedKM(การจัดการความรู้)
• CloudAccount(บัญชีออนไลน์)
• Optimistic (ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรบุคคล)