การทำงานแบบ Remote และ Hybrid ได้เปลี่ยนรูปแบบการดำเนินธุรกิจ พนักงานอาจทำงานจากที่บ้าน ผู้จัดการอาจทำงานจากสาขาอื่น และผู้บริหารอาจต้องเดินทางระหว่างจังหวัดหรือประเทศต่าง ๆ อย่างไรก็ตาม กระบวนการจัดการเอกสารจำนวนมากยังคงต้องอาศัยการที่ทุกคนอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

พนักงานอาจจัดทำสัญญาเสร็จและต้องให้ผู้จัดการลงนาม ทีมการเงินอาจต้องให้ผู้บริหารอนุมัติเอกสารการชำระเงิน หรือฝ่าย HR อาจต้องการแบบฟอร์มพนักงานที่ลงนามแล้ว เมื่อผู้ที่มีหน้าที่ลงนามไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน เอกสารก็อาจติดค้างได้อย่างรวดเร็ว

นี่คือจุดที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote สามารถเข้ามาช่วยได้อย่างเป็นรูปธรรม แทนที่จะต้องพิมพ์เอกสารและรอลายเซ็นบนกระดาษ ธุรกิจสามารถเปลี่ยนกระบวนการลงนามให้เป็น Digital Workflow ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถตรวจสอบและลงนามเอกสารจากสถานที่ต่าง ๆ ได้

ทำไมทีม Remote ยังคงประสบปัญหาในการลงนามเอกสาร

การทำงานจากระยะไกลไม่ได้หมายความว่ากระบวนการเอกสารแบบเดิมจะหายไป

พนักงานอาจจัดทำเอกสาร PDF และส่งให้ผู้จัดการผ่านอีเมล ผู้จัดการดาวน์โหลดและพิมพ์เอกสาร เซ็นชื่อบนกระดาษ สแกนเอกสาร และส่งไฟล์ที่สแกนแล้วกลับมา จากนั้นพนักงานต้องดาวน์โหลดไฟล์ เปลี่ยนชื่อ จัดเก็บ และส่งต่อให้บุคคลถัดไป

หากมีบุคคลอื่นต้องลงนามเพิ่มเติม กระบวนการทั้งหมดก็ต้องเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

สำหรับทีมที่ทำงานกระจายอยู่ตามสถานที่ต่าง ๆ สิ่งนี้ทำให้เกิดการพึ่งพาเครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน สำนักงาน และความพร้อมของบุคคลโดยไม่จำเป็น

ปัญหานี้ยิ่งเห็นได้ชัดเมื่อเอกสารต้องผ่านการอนุมัติหรือลงนามจากหลายคน

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้ลงนามไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน?

ลองพิจารณากระบวนการอนุมัติสัญญาแบบง่าย ๆ

พนักงานฝ่ายขายจัดทำสัญญาสำหรับลูกค้าในวันจันทร์ เอกสารต้องได้รับลายเซ็นจากผู้บริหารก่อนจึงจะส่งให้ลูกค้าได้ แต่ผู้บริหารกำลังเดินทางและจะกลับมาที่สำนักงานในวันศุกร์

หากใช้กระบวนการเอกสารแบบเดิม พนักงานอาจต้องรอ หรือหาวิธีส่งเอกสารฉบับจริงให้ผู้บริหาร

นั่นหมายความว่า สัญญาพร้อมแล้ว ลูกค้าพร้อมแล้ว และทีมขายก็พร้อมแล้ว แต่กระบวนการไม่สามารถเดินหน้าต่อได้ เพราะลายเซ็นยังคงขึ้นอยู่กับสถานที่ทางกายภาพ

สำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากในแต่ละวัน ความล่าช้าเล็ก ๆ เหล่านี้สามารถสะสมและส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานได้

Electronic Signature ช่วยสนับสนุนการทำงานแบบ Remote ได้อย่างไร

การลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเปลี่ยนกระบวนการด้วยการทำให้เอกสารสามารถจัดการผ่านระบบดิจิทัล

แทนที่จะต้องให้ใครสักคนพิมพ์เอกสาร เซ็น สแกน และส่งกลับ เอกสารสามารถส่งผ่านกระบวนการลงนามแบบดิจิทัลได้ ผู้ลงนามที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารจากระยะไกลและดำเนินการตามที่กำหนด

สิ่งนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษสำหรับ:

• พนักงานที่ทำงานแบบ Remote
• ทีมงานแบบ Hybrid
• ผู้บริหารที่ต้องเดินทางเป็นประจำ
• พนักงานที่ทำงานจากหลายสาขา
• บริษัทที่มีทีมงานอยู่ในหลายประเทศ
• ลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานเดียวกัน

เป้าหมายไม่ได้มีเพียงการแทนที่ลายเซ็นที่เขียนด้วยมือเท่านั้น แต่คือการลดขั้นตอนทางกายภาพที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการจัดการเอกสาร

1. ลงนามเอกสารได้โดยไม่ต้องอยู่สำนักงานเดียวกัน

หนึ่งในข้อดีสำคัญของการลงนามแบบดิจิทัลคือความยืดหยุ่นด้านสถานที่

ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องกลับมาที่สำนักงานเพียงเพื่อเซ็นเอกสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ Workflow และข้อกำหนดด้านความปลอดภัยขององค์กร ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถตรวจสอบและลงนามเอกสารจากระยะไกลได้

ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารต่อไปได้ แม้ทีมงานจะทำงานอยู่คนละสถานที่

Veracity ระบุว่าแพลตฟอร์ม Digital Signature รองรับการลงนาม “everywhere, anytime” และมีความสามารถด้าน Digital Signing และ Workflow สำหรับเอกสารทางธุรกิจ

2. ลดการพิมพ์และสแกนเอกสาร

ทีม Remote มักพบกับสถานการณ์ที่เอกสารเป็นดิจิทัล แต่กระบวนการลงนามยังคงเป็นแบบกายภาพ

พนักงานสร้างไฟล์ PDF มีคนพิมพ์เอกสารออกมา บุคคลอีกคนลงนาม จากนั้นจึงสแกนเอกสารกลับมาเป็นไฟล์ PDF

กระบวนการนี้สร้างงานธุรการที่ไม่จำเป็น

ด้วย Veracity ธุรกิจสามารถใช้ Digital Signature สำหรับเอกสาร PDF เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Paperless โดยบริการรองรับ Document Workflow และ Digital Signature Stamping สำหรับเอกสาร PDF

เมื่อเอกสารยังคงอยู่ในรูปแบบดิจิทัลตลอดกระบวนการ พนักงานก็สามารถลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดการเอกสารกระดาษและไฟล์ที่สแกนได้

3. ทำให้การอนุมัติดำเนินต่อไปได้เมื่อผู้จัดการทำงานแบบ Remote

การทำงานแบบ Remote อาจทำให้กระบวนการอนุมัติซับซ้อนขึ้นเมื่อธุรกิจยังพึ่งพาลายเซ็นบนเอกสารจริง

ผู้จัดการที่ทำงานจากที่บ้านไม่ควรกลายเป็นคอขวดของกระบวนการ เพียงเพราะเอกสารอนุมัติถูกวางรออยู่ที่สำนักงาน

Digital Workflow สามารถส่งเอกสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องและแจ้งเตือนเมื่อจำเป็นต้องดำเนินการ Veracity รองรับการกำหนดลำดับการลงนามและการแจ้งเตือนผ่านอีเมลอัตโนมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่สมัครใช้งาน

สิ่งนี้ช่วยให้การลงนามสามารถกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานแบบ Remote ได้ง่ายขึ้น

4. ทำให้การลงนามหลายขั้นตอนง่ายขึ้น

เอกสารบางประเภทจำเป็นต้องมีผู้ลงนามมากกว่าหนึ่งคน

ตัวอย่างเช่น สัญญาอาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการแผนกก่อน จากนั้นจึงให้ผู้บริหารลงนาม หรือข้อตกลงกับซัพพลายเออร์อาจต้องมีลายเซ็นจากทั้งบุคลากรภายในและบุคคลภายนอกองค์กร

หากใช้กระบวนการแบบกระดาษ พนักงานอาจต้องประสานงานทุกขั้นตอนด้วยตนเอง

Digital Signing Workflow สามารถกำหนดได้ว่าใครต้องลงนามและต้องลงนามตามลำดับใด แพลตฟอร์มของ Veracity รองรับการสร้างลำดับ Digital Signature สำหรับองค์กรที่มีผู้บริหารหลายคนและมี Workflow หลายรูปแบบ

ช่วยลดความจำเป็นที่พนักงานต้องคอยประสานงานกับผู้ลงนามแต่ละคนด้วยตนเอง

5. เพิ่มความชัดเจนในการติดตามสถานะเอกสาร

ปัญหาที่พบได้บ่อยในการจัดการเอกสารของทีม Remote คือการไม่ทราบว่าเอกสารอยู่ที่ขั้นตอนไหน

ผู้จัดการตรวจสอบเอกสารแล้วหรือยัง?

ผู้บริหารลงนามแล้วหรือยัง?

เอกสารกำลังรอใครอยู่?

ส่งเอกสารผิดเวอร์ชันหรือไม่?

เมื่อเอกสารถูกส่งไปมาผ่านไฟล์แนบในอีเมล การตอบคำถามเหล่านี้อาจต้องอาศัยข้อความติดตามและการสอบถามเพิ่มเติม

Veracity มีความสามารถในการค้นหาเอกสารและ History Logs ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการและตรวจสอบประวัติเอกสารภายในแพลตฟอร์มได้

สิ่งนี้ช่วยให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นเมื่อพนักงานทำงานจากสถานที่ต่าง ๆ

6. รองรับการทำงานของแผนกต่าง ๆ ในองค์กร

การลงนามจากระยะไกลไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะสัญญาเท่านั้น

แต่ละแผนกอาจมีเอกสารที่ต้องการลายเซ็นหรือการอนุมัติ

ฝ่ายขาย

ทีมขายสามารถใช้ Digital Signing สำหรับข้อตกลงกับลูกค้า ใบสั่งซื้อ เงื่อนไขและข้อกำหนด รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาย

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ทีม HR สามารถจัดการเอกสาร เช่น เอกสารสำหรับพนักงานใหม่ นโยบายสำหรับพนักงาน ข้อตกลงกับผู้รับเหมา และ NDA

ฝ่ายการเงิน

กระบวนการด้านการเงินอาจเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ รายงานค่าใช้จ่าย เอกสารรับรองการตรวจสอบ และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ

ฝ่ายกฎหมาย

ทีมกฎหมายสามารถจัดการ NDA สัญญา เอกสารด้าน Compliance และข้อตกลงประเภทต่าง ๆ

Veracity ระบุ Use Case สำหรับฝ่ายขาย Human Resources, Finance, IT/Operations, Legal, Procurement และหน่วยงานทางธุรกิจอื่น ๆ

7. ช่วยให้ทีม Remote ทำงานได้อย่างต่อเนื่องมากขึ้น

คุณค่าที่สำคัญที่สุดของ Digital Signing ไม่ได้มีเพียงความสะดวก แต่คือความสามารถในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินต่อไปได้เมื่อบุคลากรไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน

วันนี้บริษัทอาจมีพนักงานทำงานจากที่บ้าน พรุ่งนี้ผู้บริหารอาจเดินทาง และตลอดทั้งสัปดาห์ทีมงานอาจทำงานจากคนละสาขา

กระบวนการจัดการเอกสารจึงควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับรูปแบบการทำงานดังกล่าว

เมื่อการลงนามไม่จำเป็นต้องขึ้นอยู่กับการอยู่ในสำนักงานเดียวกัน ธุรกิจก็สามารถลดหนึ่งในอุปสรรคทางกายภาพที่อาจทำให้การทำงานแบบดิจิทัลหยุดชะงักได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote มีความปลอดภัยหรือไม่?

ความปลอดภัยเป็นปัจจัยสำคัญที่ธุรกิจควรพิจารณาเมื่อมีการลงนามเอกสารจากระยะไกล

ธุรกิจควรพิจารณาว่าแพลตฟอร์มลงนามสามารถยืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน ปกป้องเอกสาร ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง บันทึกกิจกรรมของเอกสาร และรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารได้อย่างไร

Electronic Signature ยังมีรูปแบบทางเทคนิคและระดับความน่าเชื่อถือที่แตกต่างกัน ในประเทศไทย ETDA อธิบายว่า Electronic Signature ตามมาตรา 9 ควรใช้วิธีการที่สามารถระบุผู้ลงนามและแสดงถึงการให้ความเห็นชอบของผู้ลงนามได้ โดยมีความน่าเชื่อถือที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์

Digital Signature ที่ใช้ PKI และ Electronic Certificate ยังมีกลไกเพิ่มเติมสำหรับการระบุตัวผู้ลงนามและตรวจสอบว่าข้อมูลที่ลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ถูกแก้ไขหลังจากการลงนามหรือไม่ โดย ETDA ได้อธิบายคุณลักษณะเหล่านี้ไว้ในแนวทางเกี่ยวกับ Digital Signature

ดังนั้น ธุรกิจควรเลือกวิธีการลงนามและแพลตฟอร์มให้เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร ระดับความเสี่ยงทางธุรกิจ และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ทำไม Veracity จึงเหมาะกับ Distributed Workflow

Veracity เป็นแพลตฟอร์ม Digital Signature ที่ออกแบบมาสำหรับเอกสารและ Workflow ทางธุรกิจ ความสามารถต่าง ๆ ได้แก่ PDF Digital Signature, การค้นหาเอกสาร, History Logs, การกำหนดสิทธิ์, การจัดเก็บ Certificate, Workflow Connectivity และ API Integration ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโซลูชันและแพ็กเกจที่เลือกใช้

ดังนั้น Veracity จึงไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับใส่ลายเซ็นลงบนเอกสารเท่านั้น แต่ธุรกิจสามารถพิจารณากระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การจัดเตรียมและส่งต่อเอกสาร การลงนาม การจัดเก็บ การค้นหา ไปจนถึงการตรวจสอบประวัติเอกสาร

สำหรับองค์กรที่มีพนักงานทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid สิ่งนี้สามารถช่วยนำกระบวนการลงนามเอกสารมาอยู่ในสภาพแวดล้อมดิจิทัลเดียวกับการทำงานส่วนอื่น ๆ

ตัวอย่างง่าย ๆ: การอนุมัติเอกสารจากผู้บริหารที่ทำงานแบบ Remote

ลองจินตนาการว่าพนักงานฝ่ายการเงินต้องขออนุมัติเอกสารการชำระเงินจากผู้บริหาร

พนักงานจัดเตรียมเอกสารและส่งผ่าน Digital Workflow ขณะที่ผู้บริหารกำลังทำงานจากระยะไกลและได้รับการแจ้งเตือน

แทนที่จะให้ใครพิมพ์เอกสารและนำไปส่งให้ผู้บริหาร ผู้บริหารสามารถเข้าถึงเอกสารผ่านกระบวนการดิจิทัล ตรวจสอบเอกสาร และดำเนินการลงนามตามที่กำหนด

จากนั้นทีมการเงินสามารถดำเนินการในขั้นตอนถัดไปได้

หากภายหลังมีผู้ต้องการตรวจสอบเอกสาร ทีมงานก็สามารถค้นหาข้อมูลและตรวจสอบประวัติของเอกสารได้

กระบวนการที่เคยต้องพึ่งพาสถานที่ทางกายภาพจึงสามารถทำงานร่วมกับรูปแบบการทำงานแบบ Remote ได้อย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้น

จาก Remote Work สู่ Remote Document Signing

การทำงานแบบ Remote ได้เปลี่ยนสถานที่ที่พนักงานใช้ทำงานไปแล้ว ธุรกิจจึงควรพิจารณาด้วยว่ากระบวนการจัดการเอกสารได้เปลี่ยนแปลงตามรูปแบบการทำงานหรือไม่

หากพนักงานสามารถทำงานร่วมกันผ่านระบบออนไลน์ได้ แต่ยังต้องพิมพ์เอกสารทุกครั้งที่ต้องมีลายเซ็น นั่นอาจสะท้อนให้เห็นถึงช่องว่างใน Digital Workflow

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีม Remote ช่วยปิดช่องว่างดังกล่าว ด้วยการเปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถลงนามเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานเดียวกัน

ด้วย Veracity ธุรกิจสามารถสำรวจความสามารถด้าน Digital Signing, Document Workflow, Signing Sequence, Document History และฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานทางธุรกิจในยุคดิจิทัล

ทดลองใช้ Veracity สำหรับทีม Remote ของคุณ

ทีมของคุณไม่ควรต้องรอให้ใครกลับมาที่สำนักงาน เพียงเพื่อเซ็นเอกสารหนึ่งฉบับ

Veracity ช่วยให้ธุรกิจจัดการการลงนามเอกสารและ Workflow ในรูปแบบดิจิทัล ลดการพึ่งพากระบวนการเอกสารแบบกระดาษ และช่วยให้เอกสารสามารถดำเนินต่อไปได้ระหว่างทีมที่ทำงานจากสถานที่ต่าง ๆ

เริ่มต้นใช้งานได้ง่าย Veracity มี Free Trial ให้ธุรกิจทดลองใช้แพลตฟอร์มก่อนตัดสินใจว่าเหมาะกับ Workflow ด้านเอกสารขององค์กรอย่างไร การลงทะเบียนสามารถทำได้ทางออนไลน์ และข้อมูลสำหรับเข้าสู่ระบบจะถูกส่งไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้

เชื่อมต่อทีมของคุณ ให้เอกสารเดินหน้าต่อ

ลองใช้ Veracity และสัมผัสวิธีที่ง่ายขึ้นในการลงนามเอกสารจากทุกที่

บทความที่เกี่ยวข้อง

• หยุดพิมพ์ เซ็น และสแกนเอกสารซ้ำ ๆ: Sign PDF Documents Online
• เจ้านายไม่อยู่? Online Document Approval ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างไร
• One Click Digital Signature: ทดลองใช้งานฟรีได้แล้ววันนี้
• Digital Signature impact on Business: ทำไมจึงสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่
• Digital Signature Security: การเข้ารหัส การยืนยันตัวตน และความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล
• Protect Data Forgery ด้วย Digital Signature: มั่นใจในความถูกต้องแท้จริงของเอกสาร

Technological Partner Blog Posts

สำรวจหัวข้อที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูล:

• คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับ การอบรมพนักงาน: สร้างพนักงานที่มีทักษะ
• Differences Between Microsoft Defender and Sentinel
• Kickstart Guide to M365 Apps
• How to Choose to Rent Cloud Azure: A Complete Guide
• Microsoft 2025 Annual Work Trend Index: The Frontier Firm is born
• ChatBot AI Support for Your Business – Test for Free
• Assistant Chatbotเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลด้วย OCR Software ที่แม่นยำสูง
• Antivirus ตัวไหนดีที่สุดในปี 2025?

แนะนำสินค้าอื่นๆ

หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของเรา โปรดไปที่นี่:

• Jarviz (ระบบลงทะเบียนเวลาออนไลน์)
• seedKM(การจัดการความรู้)
• CloudAccount(บัญชีออนไลน์)
• Optimistic (ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรบุคคล)